Calendarizar tarefas

Na equipa que eu lidero a nível profissional e á semelhança de muitas equipas na própria empresa, bem como de uma forma geral em todas, existe sempre alguém que diz ter muitas tarefas, que é impossivel fazer tudo, etc...

Para precaver estas situações eu costumo fazer um calendário com as tarefas e solicito aos meus colegas que distribuam pelo calendário as tarefas que realizam e consequentemente a carga horária associada, ex:

Segunda-feira das 9h00 às 11h00, análise dos reports e tratamento das respostas

Das 11h00 às 12h00, organização do arquivo, etc....

Quase sempre demoraram uma “eternidade” a preencherem este calendário, e não menos raramente me dizem que afinal as tarefas “assim” organizadas, até se tem tempo para as fazer. Além de que este calendário depois de feito também se torna um guia, durante a semana.

Claro, que existem tarefas que não se consegue calendarizar desta forma (principalmente se for trabalho criativo), mas na maioria das tarefas é possível e aconselho vivamente todos o fazerem. Faça para si próprio este calendário e irá ficar surpreso e talvez mesmo constatar que perde muito tempo com tarefas não produtivas ou mesmo com “tarefas” completamente dispensáveis.

Se está a liderar uma equipa, envie um e-mail com um calendário composto com os dias de segunda-feira a sexta-feira, dividido com as horas de expediente e solicite que os seus colaboradores/colegas o preencham conforme o exemplo dado em cima.

Vantagens imediatas:

Alguns colaboradores irão tomar consciência de uma realidade que por vezes nem se apercebem.

Você pode constatar que realmente existem elementos na organização com um excesso de tarefas ou com muito tempo morto por preencher.

Pode redistribuir melhor as tarefas por colaborador.

Pode ficar a conhecer algumas tarefas que são realizadas e você nem sabia/apercebia-se (não se riam infelizmente existem muitas empresas que os responsáveis máximos pela organização, nem sabem algumas tarefas que fazem, por não serem tarefas da “linha da frente” passam despercebidas e por vezes são fundamentais para essa “linha da frente” poder trabalhar).

Faça isso e não se esqueça que para poder "validar" a informação que vai obter deve saber se os tempos dados para a realização das várias tarefas está correcto, não vá alguém dizer que faz a tarefa x num tempo y, está a exagerar e muito e voce nada diz porque não tem essa noção (mais para administradores), se for o responsável do departamento é óbvio que saberá se estes tempos estão correctos e poderá validar a informação (se este for o seu caso e não souber, algo está mal).