Entre as facilidades que a internet proporciona, os comunicadores instantâneos (IM) ocupam um lugar de destaque. Aplicativos como MSN Messenger, Google Talk e ICQ diminuem a distância entre os indivíduos e agilizam o contacto entre os usuários.
Nas empresas, quando usadas adequadamente, tais ferramentas são importantes aliadas no desempenho das tarefas, mas também podem ter um grande impacto na produtividade, interferir no desempenho das redes e abrir brechas significativas na segurança da empresa, com a entrada de pragas virtuais.
O que fazer? Educar os usuários para usar correctamente a TI é uma das acções mais importantes; porém, confiar a rede e os aplicativos corporativos às (boas) acções dos usuários é um risco que não se deve correr.
Há no mercado ferramentas que são importantes aliadas nessa luta contra o mau uso dos aplicativos. O Messenger corporativo por exemplo, permite o uso de qualquer versão do MSN Messenger, ao mesmo tempo em que oferece mecanismos de monitorização de conversas e exige a autorização do administrador para transferência de arquivos. A versão de teste (disponível para download), porém, só é possível subscrever uma única conta MSN.
A home-page do programa oferece três opções. Em Permissões serão fornecidas as contas de MSN que os utilizadores poderão usar para aceder ao chat. Certifique-se de fazer um levantamento de todas as contas e subscreve-las correctamente.
Clique em nova conta e adicione os utilizadores que terão acesso ao MSN; qualquer conta que não esteja nessa relação não conseguirá aceder ao serviço.
Após subscrever os utilizadores, clique em autorizações para gerir o que cada utilizador pode fazer no MSN. Será necessário registar os contactos com os quais cada utilizador pode interagir, bem como dar permissão ou não de envio/recepção de arquivos entre eles.
Na aba Configurações, escolha as opções desejadas (pode-se, inclusive, alterar a senha). Não se esqueça de clicar em Aplicar, caso faça alguma alteração. Na terceira aba, Histórico, como o próprio nome sugere, encontram-se os históricos de uso do MSN de todos os utilizadores registados.
Do ponto de vista do utilizador final, não há nada novo. Como continuam usando o mesmo MSN de sempre, só perceberão que algo está diferente, caso tentem conversar com um contacto que não esteja autorizado ou enviar/ receber arquivos nessa mesma situação – uma mensagem de advertência informa do ocorrido e pede que o utilizador entre em contacto com o administrador da rede.
O preço do Messenger Corporativo varia de acordo com o tipo de instalação e o número de máquinas a controlar.
Além dos limites do MSN
Saiba, porém, que o controlo do que os funcionários fazem no MSN vai funcionar se – e apenas se – o chat for a única ferramenta disponível instalada no PC, se eles não tiverem privilégios para instalar outros IMs e se for suposto que eles desconheçam a existência das versões web dos comunicadores, que dispensam a necessidade de um software cliente local instalado no estação de trabalho, como o MSN Web Messenger ou o AIM Express, sem contar os agregadores online, como o Meebo.
Para quem domina os meandros dos protocolos IP, basta identificar as portas de comunicação que cada um destes serviços utiliza e bloqueá-las, uma a uma.
A desvantagem desse método é que o administrador da rede deve-se actualizar permanentemente sobre qualquer mudança na configuração de tais serviços para garantir que esse método seja eficaz. Ou ainda desabilitar o login a estes serviços por meio do servidor Proxy – será necessário identificar cada um dos gateways utilizados pelos diversos IMs.
Lembre-se que deve utilizar as ferramentas de controlo e avaliação, com o intuito de poder formar os colaboradores que mais necessitem e recompensar os melhores pelas boas práticas, em detrimento de as usar para reprimir.
E lembre-se em especial, que ao controlar as conversas dos seus colaboradores, pode muito bem ser confrontado com um ditado popular:
“Quem ouve atrás das portas, ouve o que quer e o que não quer”.
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