Como fazer reuniões produtivas?

Parece e é realmente fácil ter reuniões produtivas, mas porque razão em pleno 2017 ainda existam empresas que não as fazem? Tem reuniões que parecem mais um local onde se coloca a conversa em dia, do que um centro de definição e decisão crucial nas empresas.

Já trabalhei em empresas e continuo a falar com colegas e amigos que a cultura da empresa é equiparem “reunião” com “trabalho”. Eu, não sou contra as reuniões, até concordo, mas que sejam com regras e produtivas. Quantos de nos já estivemos 3\4 horas numa reunião em que de um momento para o outro estamos a falar de “coisas” que não são produtivas? Onde tem sempre aquele colega de trabalho que fica pensando “que bom, mais 30 minutos de reunião e já não faço nada esta tarde, porque fica na hora do fim do expediente?”.

Então como fazer uma reunião produtiva e que traga resultados para a empresa?

Numero de objetivos por reunião? Apenas 1 e só 1 por reunião.

É um dos erros mais comuns que se comete, acabamos por falar em tudo, por vezes até um assunto pessoal que aconteceu, levam para contar nas reuniões. Foque-se no importante e essencial, guarde essas conversas que não acrescem valor para o objetivo da reunião para os intervalos.

Participantes na reunião

Simples e básico, apenas os colaboradores fundamentais para a mesma. Tem empresas que levam para as reuniões, departamentos inteiros para debater os assuntos. Nada mais errado, para que serve os chefes de equipa? Os chefes de equipa\team leaders vão na reunião e transmitem depois às suas equipas.

Convém lembrar também que quantas mais pessoas participarem numa reunião, maior a probabilidade de ter um maior numero de colaboradores que não participam, nem se expõem, fazem figura de “corpo presente”.

Material de apoio

Fundamental preparar todos os materiais, a sala, colocar águas\café\bolachas previamente e informar com a devida antecedência todos os participantes, de forma a os mesmos irem igualmente preparados. Nunca aceite que um participante na reunião entre na sala sem material de apoio se for falar ou um bloco de notas e uma caneta.

Dia indicado para as reuniões

Simples, escolha o dia que normalmente é o mais improdutivo. O dia com menos carga de trabalho. Nunca faça nos dias fortes de vendas.

Feedback

Comece sempre por apresentar a evolução dos trabalhos da reunião anterior. Delegue a um colaborador que faça o resumo da reunião e que envie posteriormente a todos os participantes, com o que ficou definido, nomes de quem ficou responsável pelos desenvolvimentos e tempos de execução dos mesmos.

Conclusão

As reuniões devem ser produtivas como falado, aproveite estas dicas simples e funcionais. No entanto, eu próprio já fiz reuniões em que se falava de tudo menos de trabalho, não me estou a contradizer, apenas essas reuniões, o objetivo era diferente, e de forma informal consegui colocar um departamento da empresa a beberem café juntos, a rir, a partilhar histórias e a união entre alguns elementos que não se entendiam bem uns com os outros, começou a melhorar.

Precisa de dicas para uma reunião bem sucedida? Diga qual o seu objetivo e eu ajudo.

Paulo Gomes

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