segunda-feira, 24 de novembro de 2008

A Gestão da Informação - Parte VI

A introdução de SI/TI numa organização irá provocar um conjunto de alterações, nomeadamente ao nível das relações da organização com o meio envolvente (analisado em termos de eficácia) e ao nível de impactos internos na organização (analisados através da eficiência).

As TI são um recurso valioso e provocam repercussões em todos os níveis da estrutura organizacional: ao nível estratégico, quando uma acção é susceptível de aumentar a coerência entre a organização e o meio envolvente, que por sua vez se traduz num aumento de eficácia em termos de cumprimento da missão organizacional; aos níveis operacional e administrativo, quando existem efeitos endógenos, traduzidos em aumento da eficiência organizacional em termos de opções estratégicas. No entanto, ao ser feita esta distinção, não significa que ela seja estanque, independente, pois existem impactes simultâneos aos vários níveis: estratégico, operacional e táctico.

Um estudo realizado por Ventura, (1992) permite uma análise mais pormenorizada destes impactes, ao nível da relações da organização com o meio envolvente (clientes; concorrentes; produtos; fornecedores e organismos da Administração Pública) e ao nível interno das organizações.

Assim, temos que os SI permitem às organizações a oferta de produtos a preços mais baixos que, aliados a um bom serviço e à boa relação com os clientes, resultam numa vantagem competitiva adicional, através de elementos de valor acrescentado cujo efeito será a fidelidade dos clientes.

A utilização de SI pode provocar, também, alterações nas condições competitivas de determinado mercado, em termos de alteração do equilíbrio dentro do sector de actividade, dissuasão e criação de barreiras à entrada de novos concorrentes.

Os SI/TI permitem, ainda, desenvolver novos produtos/serviços aos clientes ou diferenciar os já existentes dos da concorrência e que atraem o cliente de forma preferencial em relação à concorrência.

A utilização de alta tecnologia vai permitir uma relação mais estreita e permanente entre empresa e fornecedores, na medida em que qualquer pedido/sugestão da parte da empresa é possível ser atendido/testado pelos fornecedores. A tecnologia permitiu uma modificação na maneira de pensar e de agir dos produtores e consumidores.

As relações com a Administração Pública vêm melhoradas na medida em que permite reduzir a burocratização de procedimentos existentes entre Organização/Administração Pública, procurando melhorar o cumprimento das obrigações legais das organizações e de forma atempada, através da transmissão de informação por via magnética.

As Tecnologias de Informação têm reconhecidamente impactes ao nível interno das organizações: na estrutura orgânica e no papel de enquadramento/coordenação na organização; a nível psico- sociológico e das relações pessoais; no subsistema de objectivos e valores das pessoas que trabalham nas organizações; bem como no subsistema tecnológico.

Os maiores beneficios aparecem quando as estratégias organizacionais, as estruturas e os processos são alterados conjuntamente com os investimentos em TI. Segundo Venkatraman, referido por O'Brien (1996), o verdadeiro poder das TI está em "reestruturar as relações nas redes empresariais para aproveitar um leque mais vasto de competências. As Ti permitem assim, ultrapassar todo um conjunto de barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar, pois em tempo real é possível às empresas agir e reagir rapidamente aos clientes, mercados e concorrência.

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quinta-feira, 20 de novembro de 2008

A Gestão da Informação - Parte V

Sistemas de Informação/Tecnologias de Informação (SI/TI)

A necessidade de racionalizar a informação advém de que "as organizações têm de confrontar a incerteza e os eventos desordenados provenientes tanto do interior como do exterior e contudo providenciar um esquema conceptual claro, operacional e bem definido para os participantes" (Daft e Lengel, 1984).

Quanto mais global e estruturado for o sistema de informação, entendido como um conjunto de meios humanos e técnicos, dados e procedimentos, articulados entre si, com vista a fornecer informação útil para a gestão das actividades da organização onde está inserido e quanto melhor representar a organização em funcionamento, mais flexível poderá ser essa organização, na medida em que o SI vai actuar sob a forma de análise da organização e seus sistemas envolventes.

O SI vai raiar como um instrumento de mudança estratégica na estrutura organizacional, colocando novos desafios e exigindo a utilização de novas metodologias com a presença de TI, na medida em que estas constituem um potencial de desenvolvimento para as organizações.

As TI impulsionam o progresso, conduzem a inovações, aumentam a riqueza e atraem novos investimentos. Em simultâneo, permitem um aumento da eficiência e a redução dos preços bem como melhorar os serviços ao cliente, a qualidade e a variedade dos produtos.

As TI são ferramentas essenciais na criação de sistemas de informação integrados e coordenados. Como refere Zorrinho (1995, p.20), "a gestão da informação é uma função que conjuga a gestão do sistema de informação e do sistema informático de suporte com a concepção dinâmica da organização num determinado contexto envolvente".

E hoje, mais do que nunca, os gestores têm que estar sensibilizados para o facto de o planeamento estratégico dos SI ser um factor chave da criação de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro lado, ajudam a defendê-la de ameaças provenientes da concorrência.

É neste âmbito que o binómio SI/TI deve ser considerado no processo de formulação estratégica do negócio e sempre na perspectiva de poder dar um contributo positivo para uma melhor estratégia.

Ao nível dos SI, são definidas as necessidades de informação e sua aplicação no negócio, baseadas numa análise da organização e do seu meio envolvente, bem como na análise da estratégia global da organização. Ao nível das TI, é estabelecido qual o seu contributo para o processamento de informação e para a satisfação das necessidades informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criação de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na estratégia dos SI.

Estas estratégias (dos SI e TI) devem estar fortemente inter relacionados e em permanente consonância com a estratégia global da organização, com o desenvolvimento do SI/TI a ser liderado pela gestão de topo e baseado nas necessidades de informação da empresa que mais contribuam para o seu beneficio no longo prazo.

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terça-feira, 18 de novembro de 2008

A Gestão da Informação - Parte IV

Na gestão de uma unidade económica, que tem por base a obtenção e utilização de recursos de forma eficiente, para se atingir os objectivos organizacionais, é necessário informação a três níveis, segundo Anthony (1965): estratégico, operacional e táctico.

Neste sentido, à medida que descemos na pirâmide hierárquica organizacional a especificidade aumenta, pois é necessário resolver problemas mais específicos de determinada tarefa, enquanto que ao nível de topo as preocupações são mais gerais, afectando a generalidade das funções da organização:

Nível Estratégico (nível de topo)- São tomadas decisões estratégicas; são complexas e exigem informação bastante variada e ao nível das relações da organização/meio envolvente, não se exige muita especificidade. Estão incluídas nela a definição dos objectivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos.

Nível Táctico (nível intermédio)- Onde têm lugar as decisões tácticas e que exigem informação pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretação da informação, que provém de fontes internas e sendo obtida com alguma frequência.

Nível Operacional (nível de base)- Aqui são tomadas as pequenas decisões ou as decisões operacionais. Decisões para problemas bem definidos cuja resolução é, muitas vezes, baseada em dados factuais programáveis e através da aplicação de rotinas informáticas. São necessárias informações pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a acções imediatas.

A gestão da informação deve assentar num Sistema de Informação desenvolvido à medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulação dos vários subsistemas que a constituem (entendida como um sistema global) e os sistemas envolventes, na medida em que efectua o processamento de dados provenientes de múltiplas fontes, gerando informação útil e em tempo real à gestão e à tomada de decisão na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado.

A gestão da informação, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a gestão estratégica e a aplicação das Tecnologias de Informação nas empresas, procura, em primeiro lugar, tentar perceber qual a informação que interessa à empresa, para de seguida, definir processos, identificar fontes, modelar sistemas.

E as novas Tecnologias de Informação são os instrumentos que vieram permitir gerir a informação em novos moldes, agilizando o fluxo das informações e tornando a sua transmissão mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de decisão.

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segunda-feira, 17 de novembro de 2008

A Gestão da Informação - Parte III

O conhecimento adquirido pelo savoir faire deixa de ser suficiente, uma vez que o meio ambiente empresarial onde as empresas operam apresenta características diferentes daquelas a que estavam habituados e é bastante turbulento. Se em ambientes mais estáveis a informação assumia o papel de redutora de incerteza, cada vez mais a actualização se apresenta como um factor crítico de sucesso.

Da observação deste cenário, somos levados a afirmar que todas as empresas deverão fazer uma reestruturação organizacional em torno da informação. Tal como acontece num jogo de uma modalidade desportiva, em que só há um primeiro lugar para o mais forte, apesar de todos os concorrentes terem a oportunidade de o poder ocupar, no mundo do negócio só é possível auferir dessas oportunidades, saindo vitorioso, se houver uma conjugação coerente de tempo, perícia e esforços que garantam uma selecção de informação adequada e uma optimização da sua utilização. É aqui que deve ter lugar a gestão de tecnologias de informação, consideradas como uma nova e importante fonte de vantagem competitiva.


GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informação é considerada como o ingrediente básico do qual dependem os processos de decisão", mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação, por outro, é importante saber usar a informação e aprender novos modos de ver o recurso informação para que a empresa funcione melhor, isto é, para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir os seus objectivos.

Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informação e os dados donde ela provém, são, para a organização, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constituí o objectivo da Gestão da Informação.

Segundo Reis (1993), "Para que esta gestão [de informação] seja eficaz, é necessário que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correcto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados".

"Gerir a informação é, assim, decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer sobre informação. É ter a capacidade de seleccionar dum repositório de informação disponível aquela que é relevante para uma determinada decisão e, também, construir a estrutura e o design desse repositório." (Zorrinho 1995, p. 146)

A gestão da informação tem como objectivo apoiar a política global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem; apoia os gestores na tomada de decisões; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de forma interactiva a evolução da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequação às exigências concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projecto e dos seus produtos, através da implantação duma estratégia de comunicação interna e externa.

Em suma, segundo Wilson (1989), a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação.

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quinta-feira, 13 de novembro de 2008

A Gestão da Informação - Parte II

Por conseguinte, o turbilhão de acontecimentos externos obriga as organizações a enfrentar novas situações, resultado de mudanças nas envolventes do negócio e que constituem ameaças e/ou oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decisões hoje, exija a qualquer empresário ou gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia1.

O aumento da intensidade da concorrência e da complexidade do meio ambiente fazem sentir, no mundo empresarial, a necessidade de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de optimizar a sua utilização.

O aumento do comércio internacional, fruto da crescente interligação entre nações, a expansão do investimento no exterior e a tendência da homogeneização dos padrões de consumo fazem com que o mundo seja encarado como um só mercado, em que as empresas têm de conviver com a competição internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos por forma a aproveitar as novas oportunidades de negócio.

Assim, a empresa ao actuar num mundo global2 está em estado de "necessidade de informação" permanente, a vários níveis, pelo que a informação constitui o suporte de uma organização e é um elemento essencial e indispensável â sua existência. A aceitação deste papel, pelos dirigentes de uma organização, pode ser um factor peremptório para se atingir uma situação de excelência: quem dispõe de informação de boa qualidade, fidedigno, em quantidade adequada e no momento certo, adquire vantagens competitivas mas a falta de informação dá aso a erros e á perda de oportunidades.

A informação tornou-se tão importante que Drucker (1993 a,b) defende o primado da informação como a base e a razão para um novo tipo de gestão, em que a curto prazo se perspectiva a troca do binómio capital/trabalho pelo binómio informação/conhecimento como factores determinantes no sucesso empresarial. Caminha-se para a sociedade do saber onde o valor da informação tende a suplantar a importância do capital. A informação e o conhecimento são a chave da produtividade e da competitividade.

A gestão moderna exige que a tomada de decisão seja feita com o máximo de informação.

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terça-feira, 11 de novembro de 2008

A Gestão da Informação - Parte I

A Informação assume, hoje em dia, uma importância crescente. Ela torna-se fundamental a nível da empresa na descoberta e introdução de novas tecnologias, exploração das oportunidades de investimento e ainda na planificação de toda a actividade industrial.

A gestão de Sistemas de Informação e a sua inserção na estratégia empresarial são um factor chave na criação de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defendê-la de ameaças provenientes da concorrência.

Informação:

O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou algo relacionado com comunicação (Zhang, 1988), mas na realidade existem muitas e variadas definições de informação, cada uma mais complexa que outra. Podemos também dizer que Informação é um processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, Informação é tudo o que reduz a incerteza... Um instrumento de compreensão do mundo e da acção sobre ele" (Zorrinho, 1995).

A informação tornou-se uma necessidade crescente para qualquer sector da actividade humana e é-lhe indispensável mesmo que a sua procura não seja ordenada ou sistemática, mas resultante apenas de decisões casuísticas e/ou intuitivas.

Uma empresa em actividade é, por natureza, um sistema aberto e interactivo suportado por uma rede de processos articulados, onde os canais de comunicação existentes dentro da empresa e entre esta e o seu meio envolvente são irrigados por informação.

Actualmente as empresas estão rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com características diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudança é a única constante. Já Heraclito dizia não há nada mais permanente do que a mudança" e Drucker (1993a) "desde que me lembro, o mundo dos gestores tem sido turbulento,... certamente até muito turbulento, mas nunca como nos últimos anos, ou como será nos mais próximos."

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quinta-feira, 6 de novembro de 2008

Microsoft oferece software a startups

A Microsoft vai ajudar as empresas que estejam a dar os primeiro passos fornecendo-lhes gratuitamente um conjunto de produtos, entre os quais o Office SharePoint Portal Server, BizTalk Server e o Systems Center.

A iniciativa denomina-se BizSpark e foi lançada hoje para 30 países. Para Portugal a iniciativa será implementada no âmbito do memorando do entendimento 2.0 que a empresa assinou com o Governo no início do mês passado. No protocolo, a Microsoft prometia o acesso gratuito e facilitado à tecnologia para Empresas recém constituídas como parte do acordo para a área de economia portuguesa.

O programa, que será apresentado brevemente em Portugal, tem como meta ajudar as empresas nos três primeiros anos, periodo durante o qual fornecerá de forma gratuita licenças e apoio técnico para a maioria dos produtos Microsoft.

Para além do Office SharePoint Portal Server, do BizTalk Server e do Systems Center, a fabricante pretende ainda adicionar o Dynamics CRM em breve ao pacote. Outros beneficios da iniciativa passam ainda pela adesão a plataformas como o Microsoft Developer Network e Community Technology Preview do Azure, o cloud system anunciado na semana passada pela companhia.

Contudo, o acesso a estas condições exige alguns pré-requisitos às empresas. Como tal, têm de ter administração privada, menos de 3 anos de actividade, receitas anuais inferiores a um milhão de dólares e têm de desenvolver web-based ou aplicações hospedadas.

As condições do programa para as empresas nacionais só serão conhecidas dentro de dias, quando o programa for apresentado em Portugal.

fonte: tek.sapo.pt

Vamos ver é se não se tem de assinar um contrato de exclusividade com "muito tempo" além destes 3 anos, o que a se verificar, será mais uma "jogada de mestre" da microsoft, dá um chocolate para criar o vicio e depois vende os restantes ao preço que bem entender.

quarta-feira, 5 de novembro de 2008

Calendarizar tarefas

Na equipa que eu lidero a nível profissional e á semelhança de muitas equipas na própria empresa, bem como de uma forma geral em todas, existe sempre alguém que diz ter muitas tarefas, que é impossivel fazer tudo, etc...


Para precaver estas situações eu costumo fazer um calendário com as tarefas e solicito aos meus colegas que distribuam pelo calendário as tarefas que realizam e consequentemente a carga horária associada, ex:


Segunda-feira das 9h00 às 11h00, análise dos reports e tratamento das respostas


Das 11h00 às 12h00, organização do arquivo, etc....


Quase sempre demoraram uma “eternidade” a preencherem este calendário, e não menos raramente me dizem que afinal as tarefas “assim” organizadas, até se tem tempo para as fazer. Além de que este calendário depois de feito também se torna um guia, durante a semana.


Claro, que existem tarefas que não se consegue calendarizar desta forma (principalmente se for trabalho criativo), mas na maioria das tarefas é possível e aconselho vivamente todos o fazerem. Faça para si próprio este calendário e irá ficar surpreso e talvez mesmo constatar que perde muito tempo com tarefas não produtivas ou mesmo com “tarefas” completamente dispensáveis.


Se está a liderar uma equipa, envie um e-mail com um calendário composto com os dias de segunda-feira a sexta-feira, dividido com as horas de expediente e solicite que os seus colaboradores/colegas o preencham conforme o exemplo dado em cima.


Vantagens imediatas:

Alguns colaboradores irão tomar consciência de uma realidade que por vezes nem se apercebem.


Você pode constatar que realmente existem elementos na organização com um excesso de tarefas ou com muito tempo morto por preencher.


Pode redistribuir melhor as tarefas por colaborador.


Pode ficar a conhecer algumas tarefas que são realizadas e você nem sabia/apercebia-se (não se riam infelizmente existem muitas empresas que os responsáveis máximos pela organização, nem sabem algumas tarefas que fazem, por não serem tarefas da “linha da frente” passam despercebidas e por vezes são fundamentais para essa “linha da frente” poder trabalhar).


Faça isso e não se esqueça que para poder "validar" a informação que vai obter deve saber se os tempos dados para a realização das várias tarefas está correcto, não vá alguém dizer que faz a tarefa x num tempo y, está a exagerar e muito e voce nada diz porque não tem essa noção (mais para administradores), se for o responsável do departamento é óbvio que saberá se estes tempos estão correctos e poderá validar a informação (se este for o seu caso e não souber, algo está mal).


terça-feira, 4 de novembro de 2008

Parabéns ao blogger

Pois é, hoje vou ser egoísta e dar os parabéns a mim próprio, não por causa do blog, mas por ser o meu aniversário.

32 anos (estou a ficar velho:) ). Para variar, hoje irei comemorar o dia a trabalhar e á noite na escola (voltei a estudar, desta vez estou a "tirar" um curso mais técnico).

Aproveito também para dar os parabéns a todos os leitores deste blog, e para anunciar que estou receptivo á publicação de artigos vossos. Escreva um artigo, envie e veja o seu artigo publicado neste blog. Artigos sobre marketing, gestão (empresas, rh, etc...) ou vendas.

Espero por si...

segunda-feira, 3 de novembro de 2008

Frase da semana

If you pay peanuts, you get monkeys.



O que é que faz correr os seus vendedores?

Tem a noção do que é que faz correr os seus vendedores?

Correm por:

- Dinheiro
- Fama
- Desafios profissionais
- Uma palmadinha nas costas

É que se não nem essa noção muito dificilmente saberá como motivá-los correctamente.

Temos com toda a certeza de ter uma estrutura de remuneração similar para toda a equipa.

Com uma componente fixa e uma componente variável.

No entanto, muitas das vezes isto não chega.

Existem vendedores que se contentam em ir para casa ao final do mês com X euros.

E por muito pouco que nos pareça e até saibamos que esse vendedor pode atingir mais, ele não o faz.

Sistematicamente pára o seu esforço quando, naquele mês, atingiu o necessário para viver.

Antigamente na Xerox, era norma os vendedores serem incentivados a adquirir bens materiais para que ao terem de pagá-los tivessem de se esforçar mais para conseguir atingir boas comissões.

Não achando no entanto que seja o método correcto para o fazer, não deixa de ter a sua utilidade.

Ao perceber o que é que faz correr um vendedor podemos acompanhá-lo muito mais no seu processo de evolução e de conseguir atingir as suas metas pessoais.

Isto claro, quando elas existem.

Dependendo das pessoas, muitas das vezes só as comissões mais elevadas não chegam.

Muitos de nós gostamos de uma palmada nas costas e do reconhecimento perante o resto da equipa.

Outros, o factor "palmadinha" já não é tão importante e muitas das vezes nem gostam de ser expostos como estrelas.

Existem outros que necessitam de uma boa conversa para desabafarem as suas mágoas

Outros até, necessitam de se sentir envolvidos na decisão dos seus objectivos de vendas.

Enfim, existem muitos casos que poderiam aqui ser descritos.

O importante será que no seu contacto diário com os seus vendedores, perceba quais os factores que os fazem correr e construa o seu plano de recompensa de acordo com cada um.

Não consegue descobrir o que os faz correr?

Pergunte directamente, investigue junto dos colegas, envolva-se com eles.

Vai ver que rapidamente se vai conseguir aperceber de como é que a cabeça deles funciona e motivá-los de melhor forma.

Se estivéssemos a lidar com um cliente, faríamos isto naturalmente.

Perceber quais as suas necessidades e desenvolver uma solução à medida de cada um deles.

Porque não fazê-lo com os seus comerciais?

Esta semana experimente conhecer melhor a sua equipa.

Vai ver que rapidamente descobrirá o que faz correr cada um deles.

Autor: José de Almeida

Ideias & Desafios

www.ideiasedesafios.com