quinta-feira, 11 de setembro de 2008

Factura Electrónica - Existe na sua empresa?

Factura Electrónica, o que é?

Actualmente, o tema da Factura Electrónica está na ordem do dia. Em Portugal este assunto ganhou nova dimensão com a Resolução de Ministros 137/2005, de 17 de Agosto que comunicou a obrigatoriedade da adopção da Factura Electrónica na Administração Pública a partir de 1 de Janeiro de 2007.

A factura electrónica documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente, mas reduzido a um formato electrónico. Este formato tem o mesmo valor probatório que a factura em papel desde que se respeite a legislação vigente no mercado nacional.

Ao implementar a Facturação Electrónica é preciso ter em conta os aspectos legais e os aspectos Técnicos – Organizacionais, tais como o conhecimento dos protocolos, dos formatos, da segurança, dos processos, do armazenamento e auditorias.


A Implementação de um Projecto de Facturação Electrónica

Para facilitar a Implementação de um projecto de facturação electrónica as empresas devem passar por cinco fases, sendo que as três primeiras estão relacionadas com a Transmissão e Conservação das Facturas Electrónicas, nomeadamente:

Fase I) Estudo, em conjunto com “entidade” emissora da factura, dos sistemas de facturação existentes, formatos de facturas e vias electrónicas a utilizar, aspectos legais, etc., com consequente elaboração dos passos necessários para utilização da Plataforma de Factura Electrónica, e respectiva calendarização (incluindo escolha da solução a utilizar);

Fase II) Fase de integração e piloto de envio de factura electrónica com alguns clientes devidamente identificados;

Fase III) Entrada em produção do envio de Factura Electrónica;

As duas fases que se seguem já entram no campo da recepção da Factura e compreendem a seguinte informação;

Fase IV) Fase de integração piloto de recepção de factura electrónica com alguns clientes devidamente identificados;

Fase V) Entrada em produção de recepção de Factura Electrónica


Vantagens da factura electrónica

São muitas as vantagens associadas à implementação da Factura Electrónica, entre outras, para o emissor das facturas deixa de haver a obrigatoriedade da impressão e envio das facturas em papel. Para o receptor das facturas (cliente) as vantagens verificam-se ao nível da melhoria da gestão dos processos de recepção, tratamento, introdução e conferência das facturas de forma a se dar início ao ciclo de pagamento.


Vantagens para a Empresa

Poupança de tempo e recursos humanos em tarefas que não trazem qualquer valor acrescentado à empresa.

Maior produtividade do pessoal que antes se dedicava à introdução dos dados e gestão de documentos.

Não precisamos de selos, papel, envelopes, nem o trabalho inerente para se proceder ao envio.

Redução de reclamações

Estabelecimento de um canal privilegiado one-to-one de comunicação directa com o cliente

Dinamização da utilização do Canal Internet

Imagem Inovadora com o lançamento de Novos Serviços

Implementação de uma plataforma transversal ao Grupo

O arquivo das facturas em formato electrónico, evitando o arquivo em papel, com todas as despesas associadas aos recursos que executam estas tarefas, sem falar dos custos do espaço físico necessário para armazenar todos estes documentos.


Vantagens para o cliente

Novo serviço com maior comodidade

Maior facilidade na análise da factura

Redução de custos de pós processamento da factura para clientes empresariais


Maior disponibilidade dos dados

Uma Factura Electrónica tem validade legal sempre que esteja assinada digitalmente. Devemos ter presente que a e-factura é muito mais segura que o papel (autenticação e integridade) é um sistema aberto e aplicável a qualquer marco tecnológico (Rede de valor Acrescentado, Internet, disquete…e qualquer sistema futuro), que permite qualquer formato EDI (XML, EDIFACT) e de muito maior acessibilidade (Sem autorização prévia e sem registos adicionais).

Transmissão electrónica (EDI)

Automatização e integração dos dados

Os dados não contêm erros

Integridade do conteúdo e segurança da identidade do emissor (muito difícil suplantar a identidade)


Redução de custos (com base num estudo da GS1 Portugal-Codipor)

Um estudo realizado pela entidade supra, estima que pode poupar-se 0,7 euros na emissão e quase 2 euros na recepção, por factura transaccionada entre os parceiros comerciais. É obvio que estes valores ainda podem ser substancialmente reduzidos mediante o nº de documentos transaccionados.

Este é um exemplo que pode ser dado para que se tenha uma ideia dos valores envolvidos.

Uma empresa que processe 1000 facturas por ano com cerca de 200 clientes.

Custos de envio: Redução aproximada em 50%

Custos de Processamento: Redução aproximada em 75%

*Com fonte num estudo realizado pela Xerox.


Como conclusão pode referir-se que a Adopção e Implementação da Factura Electrónica é uma clara situação de Win-Win.

Entregue já esta tarefa a um colaborador e comece de imediato a reduzir custos na sua empresa.


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2 comentários:

Realmente, é um serviço a considerar.

Caro Miguel Dias se necessitar de alguma ajuda, não hesite.